어떻게 하면 창의적인 협업을 위한 공간을 만들 수 있을까 (강의 메모)

‘어떻게 하면 창의적인 협업을 위한 공간을 만들 수 있을까?’라는 제목의 작은 세미나가 있었습니다. 
아래 글은 세미나의 주요 내용을 요약하였지만, 제가 이해할 수 있는 구조와 내용으로 바꾸어 정리한 것임을 알립니다.

<세미나 개요>
제목 : ‘어떻게 하면 창의적인 협업을 위한 공간을 만들 수 있을까?’
일시 : 2017년 10월 19일 (목) 18시 30분 ~ 20시 30분
장소 : [개포디지털혁신파크] 서울 강남구 개포동 본관 2층
강의자 : 김얼 SAP 사용자경험디자이너
정리 : 윤성원 한국디자인진흥원

SAP - 디자인씽킹 - 창의적 공간디자인의 연결고리

세계 최고 ERP(업무 통합 전산화 소프트웨어) 개발사인 독일기업 SAP(www.sap.com)의 공동창업자 하쏘 프래터너(Hasso Plattner)는 미국의 디자인기업인 IDEO의 공동창립자 데이비드 켈리(David Kelly)로부터 Design Thinking 을 접하고 후원을 결심했습니다. 2004년 스탠퍼드 대학에 많은 예산을 지원하며 디자인 사고방식을 교육하는 ‘d-school’을 만들게 됩니다.

스탠퍼드 d-school에서는 오랜 동안 창의성을 최대화 할 수 있는 공간을 어떻게 만들것인가에 대한 연구를 거듭해 오고 있습니다. 그 결과 중 하나로 ‘Make Space’라는 책이 출간되었습니다.
* 번역서 ‘메이크 스페이스’ : http://book.naver.com/bookdb/book_detail.nhn?bid=8346855

당시 ‘메이크 스페이스’의 공동번역자였던 김얼 디자이너는 책 출간 후 SAP코리아에 UX디자이너로 취업하면서 아시아 최초로 한국에 앱하우스를 구축하는 프로젝트에 참여하게 되었습니다. 입지 조사에서부터 완성까지 전체 과정에 관여하면서 메이크 스페이스의 다양한 권고를 실제에 적용해볼 수 있었고 특히 한국의 기업 문화에서 어떤 의미를 갖는지 테스트 해 볼 수 있었습니다.
이날의 세미나는 그 과정에서 배우게 되었던 점을 공유하는 내용이었습니다.

판교 SAP 앱하우스는 어떻게 개발되었나?

판교 SAP 앱하우스 개요 : 
글로벌 기업 SAP는 실제 고객을 만나 디자인씽킹을 통해 솔루션을 찾는 공간이자 일하는 공간으로서 세계 각지에 앱하우스를 구축하고 있습니다.
* SAP는 독일 기업으로, 전사적 자원관리 시스템 ERP 시장의 선두기업이자 전세계 기업용 소프트웨어 1위 기업임
국내에 앱하우스를 만들어야 하는 과제에 대해 여러 지역을 탐색한 결과 판교를 선택하였고, 약 1년간 공사해 구축했습니다. 
장비 등 포함해서 약 10억 원이 소요(300평)되었고, 현재 판교 스타트업 캠퍼스 한 층을 앱하우스로 사용 중입니다.

판교 SAP 앱하우스는 다음 네단계를 거쳐 구축되었습니다.

1. 직원들 아이디어 모으고 가시화하기
1) 직원 워크숍, '우리가 원하는 사무실은 무엇인가?'를 포스트잇으로 제출함 
그룹핑함
원하는 그룹을 선택하게하여 팀을 구성함
팀별로 아이디어 내서 만든 결과를 발표함 
* 물품 구매 시점이 맞지 않아 적용할 수 있는 기회를 놓쳤던 것이 아쉬움
2) 직원 워크숍, '그 공간에서 무엇을 하게 될까?' 그림으로 그리고 스토리보드 만들기 
(그 결과 서로가 원하는 것을 이해하게 됨. 상호 공감의 과정으로서 중요함)

2. 다른 곳에서 배우기
핫 한 결과를 만들어내는 공간 현지 조사 (구글, 애어비앤비...)

3. 개발자에게 의도를 전달하기
인테리어 개발 실행사에게 이 공간에서 일 할 사람을 소개하는 시간을 가짐
실제 공간계획 방향을 정함에 있어 중요한 의미를 준 활동임

4. 만들어보고 개선하기
아이디어 발표했던 것을 제약된 재료를 가지고 작게 모형 만들어보기 (업무, 휴게, 놀이공간 등)
이틀 후에 실제 공간에 직접 적용해 봄 (종이, 폼보드 등 활용)
공간을 이틀 동안 공개하여 직원들 피드백 받기 (포스트잇으로 의견 붙이기)
인테리어 설계시 참고함


창의적 업무 공간을 만들 때 팁과 유의점

1. 혁신을 일어나도록 하기 위해서는 '사람', '프로세스', '공간' 이 가장 중요합니다. 
특히, 공간은 생각하는 것 보다 훨-씬 더 영향을 많이 미칩니다.

2. 동료를 참여시켜야 합니다.
1) 함께 만들기 
새로운 공간을 접하는 것은 낯선 사람을 만나는 것과 비슷합니다.
팀원들이 사용할 가구를 직원들 스스로 조립해보게 하면 낮선 공간에 익숙해지는데 필요한 시간을 줄이는 효과가 있습니다. 
(자원한 직원들과 함께 사용할 가구를 조립하기)
* 식물 구하기 -> 분갈이를 직접하기 등등으로 응용이 가능합니다.
2) 덜 완성하기
공간을 완성하지 말고 여지를 남겨둠으로써 직원들 스스로 참여해서 자발적으로 채워갈 수 있도록 합니다.
(회의실 이름 정하기 등)

3. 작은 규칙을 정해서 실행해보라
티타임 지키기 (예 : 핀란드 기업, 학교에서...)
직원들 서로 알아가기 
* 예 : 한 주에 한 명씩 돌아가면서 취미나 선호 등에 대해 공유하는 방법이 있습니다. 이러한 방법은 서로간에 공감대가 만들어지게 하고 조직내 유대감을 강화합니다.

4. 스스로 결정하게 하라
참여할 수 있게 하는 것 자체만으로, 의견을 낼 수 있게 기회를 주는 것으로도 충분할 수도 있습니다.
꼭 반영되지 않더라도 내 의견은 반영되지 않았네 라는 불만을 피하고 심리적인 만족을 주는 효과가 있습니다. 
* 예 : 사무실 책상 및 의자 등 가구는 다양한 종류를 바꿔가며 한 두달쯤 사용해보고 투표해서 결정하게 합니다.
직원들이 스스로 선택할 수 있게 하는 점이 핵심입니다.

5. 행동을 유도하도록 조건을 디자인하라
의자는 높은 의자 또는 높이를 높게 조정할 수 있는 의자를 사용합니다. 특히 회의 장소에서 사용하는 의자는 등받이가 없고 바퀴 달려서 쉽게 돌아가는 의자를 사용하는 편이 좋습니다. 편하게 앉지 못하고 일어나기 쉽게 하기 위함입니다.
* 예 : 워크숍 장소의 책상은 바퀴가 있고 가벼운 책상을 사용 -> 이동 편리하게 합니다. 

6. 음식이 준비된 공간이 매우 중요하다 
구내식당을 멋지게 만들어 회의용으로 활용하세요. 해외 창의적 기업들은 식당을 협업 공간으로 사용하고 있습니다. 우리나라에서 구내식당은 요리 특성상 냄새나고 책상면이 부드럽지 않아서(끈적거림) 업무 공간으로 사용하기는 어렵습니다.
그렇다면 절대적으로 업무 공간 내 음식이 준비된, 일명 키친 공간을 크고 멋지게 만들어야 합니다.
* 예 : 탕비실을 카페처럼, 중앙에 쾌적하게 구성하기 


남은 과제...

1. 창의적으로 디자인 된 공간을 어떻게 평가할 것인가?
2. 창의적으로 일하게하는 동기는 어떻게 만들 것인가?
* 참고사례 :  
SAP의 어떤 클라이언트 기업은 디자인씽킹 워크숍을 경험한 후 원래 SAP 사용 않기로 결정했었던 결정을 번복했습니다.  
디자인씽킹을 통해 얻은 '공감'이 가장 큰 이유였다고 생각합니다.
3. 어떻게 혁신할 것인가?
* 참고사례 : 다임러. 보수적인 일하는 방식 고수하던 전통 제조사. 일하는 방식, 전 조직을 바꾼 사례
3년간 적용, 8천명이 디자인씽킹을 체험하였습니다.
1. '체험시키기' -> 2. '흡수시키기'로 발전
공장의 제조 인력부터 상층부까지 모두 일시에 적용하는 것이 효과적입니다.
내부 디자인팀을 만들고 협업 공간을 만들어서 협업합니다. 아이디어가 필요한 사람은 오라고 합니다. 혁신하자면 조금씩 해서는 안됩니다. 전체를 일거에 다 바꾸는 수 밖에 없습니다.
SAP에서는 사내 디자인씽킹 교육을 반복해서 실시하여 모든 사람이 디자인씽킹 워크숍을 리드할 수 있도록 권장하고 있습니다.
실제로 앱하우스 15명의 디자이너들은 다 능숙한 워크숍 진행자입니다.

[동향 소개]

협업 공간을 만들어가는 방법으로 'SAP 앱하우스 네트워크'라는 것 시도 중 
* SAP 앱하우스 네트워크 계약 조건
- 고객사 내부에 (디자인 주도 혁신) 역할을 할 사람을 만들 것
- 창의적 활동을 유지시킬 사람이 필요하기 때문
- 변경 가능한 워크숍 공간이 필요함 등등

최근 SAP은 공간디자인하는 툴킷을 개발했습니다. 
모자이크(Mosaic). 독일의 SAP 디자인팀이 개발했습니다. 디자인씽킹 워크숍을 통해 공간을 디자인하는 도구입니다. 
https://vimeo.com/233787592